با ساخت اولین دستگاه نمابر(FAX) در سال 1222 برابر با 1843 میلادی تا 117 سال بعد و نخستین بروز رسانی و استاندار سازی در سال 1339(1960 میلادی) و ... تا کنون که 170 سال از کاربری دستگاه های دورنگار می گذرد، همواره در اختیار داشتن اسناد و نسخه هائی از برگهای هرگونه تجارت و بازرگانی و حتی اداری، برای هر فردی مهم بوده است.
با ورودی ابزار فن آوری همچون رایانامه(E-Mail)، تارنما(Web Site) و دیگر بسترها و سامانه های چند رسانه ای یا Multi Media همچنان دریافت هرگونه سندی در مراکزی بی شمار، از اهمیت قابل توجه ای برخوردار است.
البته در این میان، کارا نبودن بستر های تبادل اطلاعاتی و برخی از درگاه های ناپایدار؛ به ادامه کار دستگاه های دورنگار کمک کرده است!
با این وجود؛ برای شرکتهای بزرگ و کوچک، هزینه کاغذ، جوهر، فرسودگی دستگاه ها، کیفیت چاپ، دریافت چند مرحله ای اسناد، دیرکرد در ذخیره اطلاعات، جاگیر بودن اسناد، از بین رفت کیفیت نوشتار کاغذها و سرآخر هزینه بر بودن بایگانی و انبار اسناد، و ...؛ هنوز جای نگرانی دارد.
ذخیره نشدن اطلاعات برگه های دستگاه دورنگار در بانک های اطلاعاتی رایانه ای و استفاده نشدن آنها در تجارت الکترونیک و کسب و کارهای شرکتی چه به صورت داخلی و چه به صورت بیرونی از مهمترین بخشهای نگرانی مدیران بوده و هست.
از این رو استفاده از سامانه های یکپارچه دورنگار یا نمابر یا Fax Server به صورت یک راه حل جامع، کارآمد و بهینه و البته الکترونیک در تمام دسته بندی های اداری و فنی بکار گرفته می شود.
با توجه به رویکرد شبکه های اداری بدون کاغذ یا Paper Less و صرفه جوئی های هزینه و حرکت شرکتها، سازمانهای دولتی و خصوصی می توان جایگاه سامانه های نمابر را شناسائی نمود.
از برخی دستاوردهای بکارگیری اینگونه ابزار می توان به موردهای زیر اشاره کرد؛
- جمع آوری دستگاه های دورنگار که دوکاره(نمابر و چاپگر) نیز هستند، از روی میز کار و ذخیره کردن هزینه های روزمره و نگهداری سالیانه.
- نظارت الکترونیک بر دورنگارهای دریافتی و ارسالی.
- دسترسی به سامانه با توجه به سطح دسترسی های ایجاد شده و جلوگیری و پیشگیری از خطاهای کارمندان.
- برقراری ارتباط با سامانه های اطلاع رسانی گوناگون برای آگاهی از دریافت دورنگار؛ از جمله پیامک، رایانامه، تلفن همراه و ...
- راه اندازی سامانه ذخیره و بایگانی دیجیتال.
- صرفه جوئی در زمان ارسال و دریافت دورنگار.
- خودکار شدن اطلاع رسانی بدون نیاز به کاربر و کاهش و از بین رفتن خطای انسانی.
- استفاده از اسناد در کلیه سامانه های اداری از جمله Office Automation .
- یکپارچه شدن تمام درگاه ها و کاهش مصرف انرژی.
- و مهمترین مورد که مدیریت بر محتوای ارسال و همچنین دریافت اسناد، است.